Eine Vorlesestunde, die sich selbst verwaltet
Vom Termin im Kalender bis zur Teilnehmerliste: Wie eine Veranstaltungs-Anmeldung mit BIBLIOTHEK.CLOUD abläuft — und welche Theken-Arbeit dabei wegfällt.
Freitagnachmittag, 15 Uhr, Kamishibai im Kinderbereich. Zwölf Plätze, ein Erzähltheater, eine Kollegin, die vorliest. Der Aufwand für diese eine Stunde beginnt aber nicht freitags — er beginnt zwei Wochen vorher, wenn die erste Anmeldung telefonisch hereinkommt und jemand einen Zettel neben das Telefon legt.
Genau an dieser Stelle setzt die Veranstaltungs-App an. Nicht, weil Zettel grundsätzlich schlecht wären, sondern weil sie immer dann fehlen, wenn man sie braucht: wenn die Kollegin im Urlaub ist, wenn zwei Personen gleichzeitig anmelden, wenn am Ende des Jahres jemand wissen möchte, wie gut die Reihe eigentlich besucht war.
Schritt 1: Der Termin wird einmal angelegt
Titel, Datum, Uhrzeit, Zielgruppe, Platzzahl, Zweigstelle — einmal eintragen, fertig. Wer eine Reihe plant, dupliziert den ersten Termin und ändert nur das Datum. Für eine wöchentliche Vorlesestunde ist das die Arbeit weniger Minuten statt eines Nachmittags.
Schritt 2: Die Anmeldung läuft über Ihre eigene Website
Auf der Bibliotheks-Website steht ein Anmeldebaustein, der aussieht wie der Rest der Seite. Eltern melden ihr Kind dort an — abends um halb zehn, wenn die Bücherei längst geschlossen hat. Das Formular zeigt in Echtzeit, wie viele Plätze noch frei sind. Für Kinderveranstaltungen wird nach dem Namen des Kindes und einer Kontaktmöglichkeit der Eltern gefragt, für Erwachsenenveranstaltungen entsprechend anders.
Wichtig für die Theke: Anmeldungen von Hand bleiben möglich. Wer anruft oder persönlich vorbeikommt, wird im Dashboard eingetragen und steht in derselben Liste wie alle anderen. Es gibt keine zweite Liste, die man vergessen kann.
Schritt 3: Ist der Termin voll, arbeitet die Warteliste weiter
Ab Platz dreizehn landen weitere Anmeldungen automatisch auf der Warteliste. Sagt jemand ab, rückt die nächste Person nach und wird per E-Mail informiert — ohne dass jemand nachtelefonieren muss. Das ist der Punkt, an dem die meiste stille Arbeit verschwindet: Nachrücken ist im Alltag genau die Aufgabe, die liegen bleibt, wenn Betrieb ist.
Schritt 4: Die Erinnerung geht von selbst raus
Vor dem Termin verschickt die App eine Erinnerungsmail — auf Wunsch mit Kalendereintrag zum Anklicken. Wer dann merkt, dass es doch nicht passt, kann absagen. Und eine Absage vorher ist genau das, was einen freien Platz wieder nutzbar macht.
Schritt 5: Am Ende steht die Liste, die Sie ohnehin gebraucht hätten
Zum Termin selbst gibt es eine Teilnehmerliste zum Ausdrucken oder zum Abhaken auf dem Tablet. Danach wandert die Teilnehmerzahl in die Auswertung: Wie voll war die Reihe im Schnitt? Welche Veranstaltung war am stärksten gefragt? Diese Zahlen stehen im Dezember zur Verfügung, ohne dass jemand Strichlisten auszählt — und sie sind genau das, was im Jahresbericht an den Träger gebraucht wird.
Was sich im Alltag ändert
Die Veranstaltung selbst wird durch keine Software besser. Was sich ändert, ist die Zeit drumherum: keine Rückrufe wegen Anmeldungen, kein Zettel, der verschwindet, keine Nachfrage im Januar, wie viele Kinder eigentlich da waren. Diese Zeit bleibt für die Arbeit mit den Leuten, die vor einem stehen.
Die Veranstaltungs-App ist Teil von BIB:LIVE und im Einsatz — unter anderem in der Stadtbücherei Dreieich und in der Stadt- und Schulbibliothek Kelsterbach. Wenn Sie sehen möchten, wie das für Ihr Haus aussieht: Demo-Termin anfragen.