Stufe 3 · BIB:ALL · BIB:ROOMS

Raumbuchung

Vom Lernplatz bis zum Veranstaltungssaal: Gäste suchen sich online eine freie Zeit und tragen sich ein — ganz ohne Benutzerkonto. Sie sehen die Anfrage im Dashboard, geben frei, übergeben den Schlüssel mit Protokoll und haben am Ende die Zahlen für den Bericht.

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Feature-Deep-Dive

Vom Buchungsbuch zur eigenen Terminvergabe

Schritt 01

Ein Belegungsplan statt eines Buchungsbuchs

Oben die Monatsampel und der Tagesverlauf, darunter die Liste mit Filtern von „Aktuell“ bis „Papierkorb“. Die Frage „Ist der Raum am Donnerstag eigentlich frei?“ beantwortet sich damit im Vorbeigehen — und was auf Ihre Entscheidung wartet, ist farbig hinterlegt, damit es nicht untergeht.

  • Monatsampel und Tagesverlauf über alle Räume
  • Anfragen, die auf Freigabe warten, sind hervorgehoben
  • Bestätigen und Ablehnen direkt in der Zeile
  • Jede Buchung hat eine kurze, vorlesbare Referenznummer wie 26‑0042
  • Ein Zeitraum kann nie doppelt vergeben werden — auch bei gleichzeitigen Versuchen nicht
  • Papierkorb statt Löschen: versehentlich Entferntes ist mit einem Klick zurück
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Ein Belegungsplan statt eines Buchungsbuchs
Schritt 02

Der Gast bucht selbst — ohne Benutzerkonto

Für einen einzigen Lernnachmittag legt niemand ein Konto an. Der Gast bestätigt einmal seine E-Mail-Adresse und bekommt einen persönlichen Link: Dort sieht er seine Buchung, storniert sie oder schreibt Ihnen. Die Hausordnung muss er beim Buchen wirklich geöffnet haben, bevor er sie bestätigen kann.

  • Öffentlicher Link je Raum — überall verlinkbar oder direkt in Ihre Website eingebaut
  • Kein Konto, keine Passwörter: eine bestätigte E-Mail genügt
  • Persönliche Buchungsseite zum Ansehen, Stornieren und Nachfragen
  • Hausordnung als PDF oder Text — bestätigen erst nach dem Öffnen möglich
  • Erinnerung vor dem Termin, standardmäßig 24 Stunden vorher
  • Unbestätigte Anfragen verfallen nach 24 Stunden und geben die Zeit wieder frei
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Der Gast bucht selbst — ohne Benutzerkonto
Schritt 03

Die Regeln hängen am Raum, nicht an der Buchung

Das ist der Kern der App: Sie legen einmal fest, was für einen bestimmten Raum gilt — und jede Buchung erbt diese Regeln. Der Lernplatz vergibt sich damit selbst, der Veranstaltungssaal wartet auf Ihre Freigabe. Beides passiert ohne Ihr Zutun, weil es am Raum hinterlegt ist.

  • Feste Zeitfenster oder freie Zeitwahl — je Raum entschieden
  • Sofort bestätigt oder erst nach Freigabe durch das Team
  • Grenzen für Vorausbuchung, Dauer am Stück, Stunden pro Tag und Woche
  • Stornofrist und Check-in-Fenster frei einstellbar
  • Öffnungszeiten des Hauses übernehmen oder eigene Wochenzeiten setzen
  • Sperrzeiten für Wartung und Feiertage, Freigabefenster für Sonderöffnungen
  • Aktiv und öffentlich sind zwei Schalter: ein Raum kann auch nur intern buchbar sein
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Die Regeln hängen am Raum, nicht an der Buchung
Schritt 04

Jede Buchung läuft ihre Kette entlang

Angefragt, E-Mail bestätigt, freigegeben, gegebenenfalls Übergabe, in Nutzung, abgeschlossen. Auf der Buchungsseite sehen Sie immer, wo eine Buchung gerade steht und was als Nächstes dran ist. Vieles rückt von allein weiter — Sie greifen nur ein, wo tatsächlich ein Mensch entscheiden muss.

  • Fortschritt der Buchung auf einen Blick
  • Zeit ändern mit automatischer Prüfung, ob der neue Termin frei ist
  • Absagen mit Begründung — der Text geht mit der Absage-Mail an den Gast
  • Nachrichten mit dem Gast, ungelesene sind in der Liste markiert
  • Interner Vermerk für das Team, sichtbar nur im Haus
  • Kompletter Verlauf: wer wann was entschieden hat
  • Interne Termine ohne Gast — für Teamsitzung oder eigene Lesung
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Jede Buchung läuft ihre Kette entlang
Schritt 05

Schlüsselübergabe mit Protokoll und Unterschrift

Räume mit Schlüssel bekommen statt eines schlichten Check-ins ein Protokoll in zwei Phasen: die Begrüßung beim Kommen, die Verabschiedung bei der Rückgabe. Jeder Punkt der Checkliste kann eine Bemerkung tragen, Schäden werden festgehalten, beide Seiten unterschreiben. Abgeschlossene Protokolle bleiben lesbar, aber unveränderbar.

  • Checkliste je Raum, getrennt nach Beginn und Ende
  • Bemerkung und Schadensvermerk an jedem Punkt
  • Unterschrift von Gast und Haus, direkt am Bildschirm
  • Übergabe planbar mit Zeitpunkt, späterer Rückgabe, Schlüssel und Kaution
  • Eskalationsstufen bei Problemen — Zweigstellen- oder Büchereileitung
  • Druckansicht für die Ablage, Protokoll später jederzeit einsehbar
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Schlüsselübergabe mit Protokoll und Unterschrift
Schritt 06

Wer nicht kommt, blockiert nicht ewig

Ist das Check-in-Fenster verstrichen und niemand da, markiert die App die Buchung selbst als nicht erschienen — und der Gast bekommt einen Strike. Drei davon innerhalb von 90 Tagen sperren ihn automatisch für 14 Tage. Damit endet die Diskussion an der Theke über Dauerreservierer, ohne dass jemand den Streit führen muss.

  • Check-in-Ansicht nur für heute, in Zeitreihenfolge — die Ansicht für den Tresen
  • No-Show nach Ablauf des Check-in-Fensters, voreingestellt 15 Minuten
  • Drei Strikes in 90 Tagen = 14 Tage Sperre, vollautomatisch
  • Sperrliste zeigt, wer gesperrt ist, seit wann und warum
  • Von Hand sperren und entsperren bleibt jederzeit möglich
  • Laufende Nutzungen schließen sich nach Ablauf der Zeit von selbst ab
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Wer nicht kommt, blockiert nicht ewig
Schritt 07

Auslastung für den Bericht, Gastdaten mit Verfallsdatum

Wie gut werden die Räume genutzt, wann sind die Stoßzeiten, welcher Wochentag trägt? Die Auswertung beantwortet das für jeden Zeitraum und jede Zweigstelle — nützlich für den Jahresbericht und für das Gespräch über den nächsten Umbau. Die Namen dahinter verschwinden nach 60 Tagen von selbst, die Zahlen bleiben.

  • Kennzahlen, Auslastung je Raum, Stoßzeiten und Wochentagsverteilung
  • Filterbar nach Zweigstelle und Zeitraum
  • Gastdaten werden 60 Tage nach Buchungsende anonymisiert
  • Erinnerungen, No-Show-Markierungen und Löschfristen laufen ohne Einrichtung mit
  • E-Mail-Texte zentral im Haus-Design mit Logo, nicht je App gepflegt
  • Rechte einzeln vergebbar — Tresen buchen, Leitung entscheidet, Verwaltung löscht
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Auslastung für den Bericht, Gastdaten mit Verfallsdatum

Argumente für die Leitung

0
Doppelbuchungen — technisch ausgeschlossen
15 Min.
bis ein nicht genutzter Raum wieder frei ist
60 Tage
bis Gastdaten anonymisiert werden
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