BIB:ROOMS: Lernplätze und Gruppenräume fair vergeben — ohne Zettelwirtschaft
Online oder per QR-Code vor Ort reservieren, Check-in-Pflicht gegen Dauerblockierer, Live-Auslastung auf der Website: BIB:ROOMS bringt Ordnung in die Vergabe von Arbeitsplätzen und Gruppenräumen. Jetzt in der Testphase.
Der Gruppenraum ist „reserviert“ — aber es kommt niemand. Am Lernplatz liegt eine Jacke als Platzhalter, während der eigentliche Gast längst weg ist. Und an der Theke wird im Reservierungsbuch geblättert, ob Raum 2 um 14 Uhr nun frei ist oder nicht. Wer Arbeitsplätze und Gruppenräume vergibt, kennt diese kleinen täglichen Reibereien. BIB:ROOMS räumt damit auf — und ist jetzt in der Testphase.
Buchen, wie es dem Gast passt
Reserviert wird entweder bequem von zu Hause online oder spontan vor Ort per QR-Code am Raum — einfach mit dem Handy scannen und buchen. Welche Zeitfenster und welche Vorlaufzeit möglich sind, legen Sie pro Raum selbst fest. So lässt sich ein stiller Lesesaal anders takten als ein Gruppenraum für die Projektarbeit.
Check-in gegen Dauerblockierer
Der wichtigste Kniff gegen leere, aber blockierte Räume ist die Check-in-Pflicht: Wer seine Reservierung nicht innerhalb von 15 Minuten vor Ort bestätigt, verliert sie automatisch — der Platz wird sofort wieder für andere frei. Das Handtuch auf dem Stuhl hat ausgedient.
Freie Plätze sehen, bevor man kommt
Die aktuelle Auslastung lässt sich direkt auf Ihrer Bibliothekswebsite anzeigen: Wie viele Plätze sind gerade frei? So sparen sich Ihre Gäste den vergeblichen Weg. Zusätzlich gibt es ein einbettbares Buchungs-Widget, mit dem Nutzerinnen und Nutzer direkt von Ihrer Seite aus reservieren — ohne Umweg über ein anderes Programm.
Den Überblick behält das Team
Hinter den Kulissen sorgt ein Belegungs-Kalender für den Durchblick: alle Räume, alle Buchungen, auf einen Blick. Automatische Erinnerungen per E-Mail senken die Zahl der No-Shows, und für die Übergabe von Veranstaltungsräumen gibt es ein digitales Übergabeprotokoll — mit Checkliste, Unterschrift direkt auf dem Touchscreen und Vermerk für eventuelle Schäden.
Was „Testphase“ bedeutet
Vergabe, Check-in und Website-Anzeige laufen — jetzt holen wir uns Rückmeldungen aus dem echten Betrieb: Passt die 15-Minuten-Frist für Ihr Haus? Welche Buchungsregeln brauchen Sie pro Raum? Wer BIB:ROOMS ausprobieren möchte, ist herzlich eingeladen — die Testphase lebt von genau diesem Praxis-Feedback.