Öffnungszeiten einmal pflegen — Google zeigt sie automatisch
Schließtage, Krankmeldungen, Ferienzeiten: Wer mehrere Standorte betreut, pflegt dieselbe Information gleich mehrfach — im Haus, auf der Website und im Google-Eintrag. Der neue Google Sync in BIB:TIMES macht daraus einen einzigen Arbeitsschritt.
Es ist eine dieser kleinen Aufgaben, die niemand auf der To-do-Liste stehen hat und die trotzdem jede Woche Zeit kostet: Die Bücherei bleibt am Brückentag geschlossen, eine Kollegin fällt krank aus, die Zweigstelle macht in den Ferien verkürzt auf. Im Haus wissen es alle — nur Google nicht. Und Google ist genau der Ort, an dem die meisten Menschen nachschauen, bevor sie sich auf den Weg machen. Steht dort die falsche Zeit, stehen sie vor verschlossener Tür.
Mit dem neuen Google Sync in BIB:TIMES ist dieser doppelte Pflegeaufwand vorbei: Sie tragen Schließtage, Krankmeldungen und Sonderzeiten einmal zentral ein — und Google Maps sowie die Google-Suche zeigen sie automatisch an.
Was genau übertragen wird
Google unterscheidet zwei Arten von Öffnungszeiten, und BIB:TIMES bedient beide:
- Die regulären Öffnungszeiten — also Ihr normaler Wochenrhythmus, so wie er in den Einstellungen der Bibliothek hinterlegt ist.
- Die Sonderzeiten — alles, was vom Normalfall abweicht: Schließtage, Krankheitstage, abweichende Zeiten und Feiertage. BIB:TIMES schaut dafür 90 Tage in die Zukunft und meldet jeden betroffenen Tag einzeln an Google. Ein Feiertag oder ein Krankheitstag wird dort als „geschlossen“ ausgewiesen, eine Sonderzeit mit den tatsächlichen Uhrzeiten.
Der große Vorteil zeigt sich bei mehreren Standorten: Jede Zweigstelle ist mit ihrem eigenen Google-Profil verknüpft. Was Sie im Kalender für die Hauptstelle eintragen, landet beim Google-Eintrag der Hauptstelle — und die Nebenstelle bleibt davon unberührt. Wer bisher drei Google-Profile von Hand nachgepflegt hat, spart genau diese drei Wege.
Einmal einrichten, dann läuft es
Die Verbindung stellen Sie in den Einstellungen des Dashboards her — dort gibt es jetzt einen eigenen Reiter „Google“. Zuständig dafür sind ausschließlich Leitung und Teamleitung; für das übrige Team ändert sich an der täglichen Arbeit nichts.
Technisch hängt daran ein Google-Unternehmensprofil (früher „Google My Business“). Sie hinterlegen einmalig die Zugangsdaten aus der Google Cloud Console — die Anleitung dazu steht direkt im Reiter, Schritt für Schritt und mit der fertigen Weiterleitungs-Adresse zum Kopieren. Das Passwort dieser Verbindung, das sogenannte Client-Secret, wird bei uns verschlüsselt gespeichert und nie im Klartext angezeigt.
Danach klicken Sie pro Bibliothek auf „Verbinden“, melden sich bei Google an und wählen aus, welcher Google-Eintrag zu welcher Zweigstelle gehört. Das war die Einrichtung.
Automatisch nachts — oder sofort per Knopfdruck
Im Normalbetrieb müssen Sie gar nichts tun: Ein nächtlicher Abgleich überträgt die Zeiten aller verbundenen Häuser von selbst. Wer eine kurzfristige Änderung sofort draußen haben will — die Krankmeldung um halb neun morgens —, drückt in der Öffnungszeiten-Ansicht auf „Google Sync“ und die Änderung ist in Sekunden bei Google.
Jede Bibliothekskarte zeigt dabei, woran man ist: ein grünes „Verbunden“ und der Zeitpunkt der letzten Übertragung. Geht etwas schief — abgelaufene Berechtigung, Google-Störung —, sehen Sie das an derselben Stelle, statt es zufällig zu bemerken.
Was das im Alltag bedeutet
Rechnen wir konservativ: drei Standorte, pro Monat vier Änderungen, je fünf Minuten Pflege in Google — das sind rund zwölf Stunden im Jahr, die nicht für Nutzerinnen und Nutzer zur Verfügung stehen. Dazu kommt das, was sich nicht in Stunden messen lässt: keine vergeblichen Wege mehr, keine ärgerlichen Google-Rezensionen wegen falscher Öffnungszeiten, keine Zettel an der Tür.
Und der eigentliche Punkt: Es gibt nur noch eine Stelle, an der Öffnungszeiten gepflegt werden. Alles andere — die Website, das Terminal im Foyer, die App und jetzt eben auch Google — bedient sich daraus. Genau so war BIB:TIMES von Anfang an gedacht.