DBS im Januar? Dann fangen Sie zu spät an
Warum der Fragebogen der Deutschen Bibliotheksstatistik nicht das Problem ist — und wie Tageserfassung über das Jahr die Januar-Woche entlastet.
Der DBS-Fragebogen kommt im Januar. Die Daten, nach denen er fragt, entstehen aber das ganze Jahr über — an der Theke, im Veranstaltungsraum, an den Öffnungstagen der Zweigstelle. Wer erst im Januar anfängt zu sammeln, rekonstruiert zwölf Monate rückwärts. Das kostet Zeit, und es kostet Genauigkeit.
Das eigentliche Problem ist nicht der Fragebogen
Die Deutsche Bibliotheksstatistik ist gut sortiert und in sich logisch. Schwierig wird es, weil die Antworten in unterschiedlichen Ablagen liegen: Besucherzahlen in einer Excel-Tabelle, die jedes Jahr neu angelegt wird. Veranstaltungen in einem Ordner. Zahlen aus der Zweigstelle in einer Mail, die jemand im Frühjahr geschickt hat. Das Zusammenführen ist die Arbeit — nicht das Ausfüllen.
Tageserfassung: fünf Sekunden statt Jahresrekonstruktion
In der Statistik-App trägt jede und jeder die Tageswerte direkt ein — pro Zweigstelle, ohne Administratorrechte. Das ist bewusst so gebaut: Wenn nur eine Person Zahlen eintragen darf, bleibt die Eingabe liegen, sobald diese Person nicht da ist. Wenn alle es dürfen, entsteht die Statistik nebenbei.
Was während des Jahres schon sichtbar ist
Weil die Zahlen laufend eingehen, kann man sie auch laufend ansehen: Besucher, Ausleihen, Veranstaltungen und Teilnehmende im Überblick, jeweils mit Vergleich zum Vorjahr. Das ist im Alltag wertvoller, als es zunächst klingt — denn es beantwortet Fragen, die mitten im Jahr gestellt werden: Läuft die neue Öffnungszeit an? Kommen nach dem Umbau wieder so viele Leute wie vorher? Und es liefert die Grundlage, wenn im Herbst der Haushalt verhandelt wird.
Zweigstellen sind keine Sonderfälle
Jede Zweigstelle erfasst ihre eigenen Werte. Die Auswertung zeigt wahlweise ein Haus einzeln oder alle zusammen. Damit entfällt der Schritt, den viele Häuser als lästigsten beschreiben: das Konsolidieren von Listen, die unterschiedlich aufgebaut sind.
Und dann kommt der Januar
Die DBS-Auswertung erzeugt die Werte in der Form, in der die Statistik sie erwartet — über alle Zweigstellen, exportbereit. Aus einem Nachmittag Zusammensuchen wird ein Aufruf der Auswertung und ein prüfender Blick. Wer den Jahresbericht für den Träger schreibt, greift auf dieselbe Datenbasis zu, statt eine zweite Zusammenstellung zu bauen.
Der ehrliche Teil
Auch mit einer App muss jemand die Tageswerte eintragen. Das ist Arbeit, wenn auch wenig. Der Unterschied liegt darin, wann diese Arbeit anfällt: über das Jahr verteilt in kleinen Schritten — statt gesammelt in der Woche, in der ohnehin Jahresabschluss, Urlaubsplanung und Fragebogen zusammenfallen.
Die Statistik-App gehört zu BIB:TEAM. Wenn Sie wissen möchten, wie die Erfassung in Ihrem Haus aussehen würde: Demo-Termin anfragen.